רבות נאמר בדבר חשיבות התכנון והניהול השיטתי, המחבר את העובדים לצרכים העסקיים וכמה ערך יש למדדים המסוגלים לתת תמונת מצב עדכנית וזמינה על מצב הארגון.
שנת 2020 לימדה אותנו כי ג'ון לנון צדק והחיים זה מה שקורה לך שאתה מתכנן משהו אחר. ארגונים רבים חוו כזו טלטלה שהכניסה רבים למוד של הישרדות. שאתה במוד של הישרדות הדבר האחרון שמעניין אותך זה לתכנן, אתה חי מיום ליום, עובד על אוטומט, מכבה שריפות ומאלתר. ובכלל, כל מה שתוכנן ל2020 התגלה כשגוי, ועתה המציאות הפכה לבלתי צפויה מתמיד אז כיצד אפשר לתכנן?
נאסים טאלב, הוגה דעות מתמטיקאי וכלכלן, גורס כי ארגונים כמו אנשים עושים את המיטב ומנסים לתכנן קדימה שהם חשופים ושבריריים למול מציאות בלתי צפויה. הם מתכננים ויוצרים תחזיות על סמך מה שהם יודעים אבל לא ניתן לחזות אירועים נדירים בעלי השפעה גדולה. לאירועים כאלה הוא קורא "ברבור שחור", מטאפורה למשהו שנתפס כבלתי אפשרי ועשוי להתגלות כאפשרי. לעניינו, הקורונה היא ברבור שחור קלאסי. אירוע יוצא דופן בעל השפעה גדולה שלכאורה לא היה ניתן לצפות מראש אבל חי ובועט במציאות חיינו.
אז למה לי תכנית עבודה עכשיו?
אם לא ניתן לתכנן את הבלתי צפוי חשוב לתכנן כיצד אנו נערכים בצורה מיטבית למול גירסת המציאות הנוכחית. שאלת התמודדות והתעסקות ביכולות שלנו מגבירות את החוסן הארגוני וממזערות נזקים.
להנהלת הארגון יש תפקיד מפתח בתהליך התכנון. באמצעות המשכיות הטקסים הארגוניים מבטיחה ההנהלה את המיקוד הארגוני בשני היבטים מרכזיים, היבט עסקי המסתכל על הגדרה של אחוזי צמיחה, מכירות ורווח גולמי/תפעולי והיבט הממקסם את הנכס הלא מוחשי של הארגון – המשאב האנושי.
יישום הטקסים הארגוניים האלה בא לידי ביטוי בפעולות כגון: הגדרת יעדים, גזירת תכניות עבודה, הערכה ומדידה של המשאב האנושי, תהליכים לניהול כישרונות (Talent Management), הדרכת עובדים ומנהלים, העצמת עובדים ושיתוף עובדים בניהול.
הטקסים האלה מורכבים מאינטראקציות אנושיות בארגון והן אלה שמעצבות את היומיום הארגוני. לשמור על הטקסים, על הסימליות והמשמעות שלהם, זה לשמור על דופק תקין של ארגון שיודע להתנהל טוב יותר גם במציאות לא צפויה.
צ'קליסט טקסים ארגוניים להשגת אפקטיביות ארגונית:
• הגדרת מטרה משותפת – הגדירו מטרה משותפת שכל הארגון פועל לאורה, המשמעות של המטרה היא לתת מסגרת מתאמת לכל היוזמות והפעולות שמתקיימות בארגון
• בניית תכנית עבודה- לאור המטרה העקרונית, תתכננו לטווח קצר, תגדירו מה ה- must, תסכימו על זה ותעבירו את זה הלאה (ראו סעיף תקשורת ארגונית). תכנית מוסכמת לטווח קצר על מה רוצים שיקרה שנוצרת מחווית עבודה משותפת עדיפה לאין ערוך ממוד של הישרדות וכיבוי שריפות
• ניהול הערכת ביצועים – 1.יש לבדוק את המטרות והאם הן עדיין רלוונטיות לעיתים קרובות 2. בחן את הדרך – האם הפעולות מכוונות להשגת המטרות.
• ניהול תהליכי משוב – קיום דיאלוג של משוב, המאפשר לשאול שאלות פתוחות, לעודד את העובד להגיב, להציע כיווני פעולה להתמודדות הוא נדבך חשוב בעבודה הניהולית
• תקשורת ארגונית- תקשורת ארגונית פרואקטיבית ועקבית מרחיבה את מעגל ההשפעה של העובד, נותנת מענה לרצון האנושי של כולנו להבין את המציאות שבה אנו פועלים.
ארגונים שישכילו להתמיד ביישום המתואר יצליחו לחבר ולמקד מנהלים ועובדים במטרות החשובות כשותפים מלאים לדרך.